لاثبات التدفقات الحقيقية تعتمد المؤسسة على وثائق رسمية وقانونية وهي:
وصل الطلب
الفاتورة
وصل التسليم
2- المواد التي تدخل في عداد المواد واللوازم هي:
المواد الاولية
لوازم ومنتجات الصيانة
الماء
لوازم الكتابة -الوقود-معدات وقطع الغيار - الغاز
الكهرباء -زيوت التشحيم - المنتجات الصيدلانية
3- تعبر حسابات الاعباء عن مبالغ تدفعها المؤسسة دون ان تقابلها سلع مادية ولكنها ضرورية جدا لاستمرار النشاط
4- تحتفظ المؤسسة باليومية لمدة 10 سنوات في الارشيف